Ошибки при заказе выставочного стенда

Участие в выставке является очень ответственным мероприятием и требует тщательной подготовки. От того, насколько верно экспонент продумал все нюансы, зависит успех мероприятия в целом.

Общий алгоритм действий следующий:

Сформулировать цель участия в выставке
Определиться с местом в выставочном павильоне
Заказать выставочный стенд
Разработать буклеты и брошюры
Пригласить профессиональных стендистов или подготовить собственный персонал
Проинформировать клиентов и партнеров и предстоящем мероприятии
Смонтировать выставку и разместить на ней все необходимое
Отработать само мероприятие
Демонтировать стенд
Закрепить связи с новыми клиентами и партнерами

Действительно, такая последовательность вполне логична. Однако одно дело выстроить порядок на бумаге, другое – реализовать его на практике и не совершить ошибок, которые могут перечеркнуть все усилия по подготовке и проведению мероприятия.

Ошибка 1. Выбрать лучше крупную выставку международного уровня

Действительно, чем выше статус выставки, тем престижнее участие в ней. Однако не стоит гнаться за статусом вслепую. При выборе выставки важно учесть:

Присутствие вашей целевой аудитории на мероприятии. Выставка может собирать большое количество людей со всего мира, однако если им неинтересно то, что делаете вы, результата не будет. В лучшем случае люди будут приходить на выставку из любопытства, в худшем – вообще обойдут стороной ваш стенд
Ваши возможности, конкурентоспособность и опыт участия в выставках. Крупные мероприятия требуют серьезных вложений, потому не все компании могут позволить себе участвовать в них. Кроме того, важно проанализировать конкурентов и понять, сможете ли вы достойно выглядеть на их фоне

Ошибка 2. Для подготовки к выставке достаточно пары месяцев

Действительно, при плотном графике все подготовительные работы можно успеть осуществить за этот период. Однако не стоит ставить себя в столь жесткие рамки, поскольку, во-первых, у вас есть и другая повседневная работа, а во-вторых, не все будет зависеть лично от вас:

Затраты на подготовку и проведение выставки обычно существенны даже для крупных компаний, поэтому такие расходы закладывают в годовую смету
Распределение площадей в выставочном центре обычно происходит заранее, потому за два месяца до выставки может просто не остаться свободных квадратных метров
Выполнение стенда требует времени, особенно если вы хотите заказать эксклюзивную застройку
Для подготовки к выставке обычно комплектуют команду, которую возглавляет директор компании или же руководители отделов маркетинга, развития и продаж, распределяют обязанности и составляют график их выполнения. Все это возможно только в штатном, а не в авральном режиме

Ошибка 3. Цели всех выставок одинаковы и связаны исключительно с продажами

Составляя план подготовки к выставке необходимо начать с определения цели, от которой будут зависеть все дальнейшие действия. Цель должна быть четкой и реальной, а не расплывчатой или недостижимой. Возможные цели участия в выставке:

Заявить о себе, войти в сложившуюся конкурентную среду (для молодых компаний)
Сформировать имидж успешной компании
Заключить договора с клиентами об оптовых продажах (определить объемы продаж и ожидаемой прибыли)
Найти партнеров и инвесторов и заключить с ними выгодные сделки
Презентовать новую линейку продукции

Ошибка 4. Информацию об участии в выставке достаточно разместить только на официальном сайте компании

Безусловно, такая информация на вашем сайте необходима. Однако не стоит надеяться, что этого будет достаточно для того, чтобы о вашей выставке узнали заинтересованные лица. Рекламу мероприятия необходимо проводить более целенаправленно. Разослать приглашения стоит вашим настоящим клиентам и партнерам, причем лучше, если таких писем будет несколько, например, за пару месяцев до мероприятия, за пару недель и за день-два до начала работы выставки. Лицам, в которых вы особенно заинтересованы, стоит выслать именные приглашения, а также напомнить о мероприятии с помощью телефонного звонка.

Помимо этого, стоит использовать и другие средства информирования широкой аудитории: это реклама в СМИ и на сторонних ресурсах в Интернете, а также на порталах организаторов выставки.

Ошибка 5. Чем больше стенд, тем эффективнее выставка

Значительный по площади и высотности стенд более заметен на выставке среди конкурентов. Однако габариты застройки имеет отнюдь не первостепенное значение. Очень важно продумать оригинальность внешнего вида экспозиции, ее наполнение, а также подготовить персонал и составить план проведения мероприятий.

Ошибка 6. Чем больше современных «фишек» на стенде, тем выше результаты

В условиях жесткой конкуренции экспоненты стремятся удивить посетителей любыми нововведениями, например, широко используют интерактивные элементы. Все это привлекает к стенду внимание посетителей и побуждает их пройти внутрь экспозиции. Но это не значит, что все завлеченные таким способом гости проявят реальный интерес к выставке и станут вашими клиентами. Поэтому использовать новинки техники стоит разумно, лучше всего, если они будут связаны с тематикой вашей экспозиции и их не будет слишком много.

Ошибка 7. Чем больше рекламных буклетов роздано посетителям, тем успешнее выставка

Раздаточный материал необходим. Однако это не значит, что каждый буклет приведет к вам клиентов. Значительная часть гостей павильона разбирают любые брошюры и презенты без какой-либо цели. В связи с этим многие компании вовсе отказались от раздатка на выставках в пользу анкетирования с последующей рассылкой материалов на электронную почту заинтересованным лицам. Другие же экспоненты выдают буклеты только после предметной беседы с посетителями.

Ошибка 8. Любой сотрудник компании может работать на стенде без специальной подготовки

Хорошо, когда стендисты разбираются в специфике вашей продукции, могут продемонстрировать ее преимущества, убедить потенциального клиента в целесообразности ее использования. Однако работа в офисе или же торговом зале существенно отличается от работы на стенде. Поэтому весь персонал, которого вы планируете привлечь к выставке, должен пройти специальную подготовку. Лучше всего, если в число стендистов войдут и руководители отделов вашей компании, технические специалисты, а также в какие-то часы здесь будет присутствовать и сам руководитель.

Ошибка 9. Заинтересованный посетитель выставки обратится к вам в дальнейшем самостоятельно

Выставка не заканчивается ее демонтажем. Работа с клиентской базой в идеале должна начаться уже в период проведения выставки и продолжаться после ее завершения. Важно, чтобы потенциальные клиенты, с которыми вы общались на выставке, стали реальными. Для этого стоит поддерживать с ними контакт по телефону и электронной почте. Первое такое обращение актуально в течение 48 часов после встречи в экспоцентре, второе – дней через десять, затем стоит напомнить о себе через месяц и полгода. Каждый раз стоит продумать тактику ведения телефонных переговоров или же переписки, предлагая что-то интересное именно для того или иного клиента. Сориентироваться помогут результаты анкетирования, которое необходимо проводить на выставке.

Ошибка 10. Результаты выставки ясны сразу после ее проведения

Выставка – это инвестиция в будущее компании, потому какие-то результаты будут очевидны сразу после завершения мероприятия, но основные итоги стоит подводить не раньше, чем через 6-9 месяцев.

Вывод.

Чтобы стать первоклассным экспонентом и проводить эффективные выставки, способные вывести вашу компанию на новый этап развития, необходимо учесть чужой опыт и приобрести свой. Столь мощный маркетинговый инструмент непременно принесет пользу вашему бизнесу и откроет новые горизонты для его развития.